Filtros

1) Filtros en Excel

Los filtros en Excel sirven para obtener una lista más simple a partir de otra más compleja. Esto se hace eliminando filas que cumplen con determinadas condiciones o criterios.

En las hojas de cálculo, Excel u otras, tienes la posibilidad de trabajar con datos, muchas veces tendrás información de trabajadores con los sueldos, categorías, retenciones de impuestos, etc. o por poner otro ejemplo puede que tengas información de la empresa según los productos o la fecha. Generalmente tendrás cantidad de datos que ocupen filas y filas.

En estos casos para realizar informes y controlar la evolución de la actividad empresarial necesitarás llevar a cabo filtrado de datos para obtener la información que estas buscando.

Para trabajar con un subconjunto de datos en donde temporalmente desaparecerán de la pantalla el resto has de usar los filtros.

Con el filtro lo que haces es seleccionar los registros dentro de la base de datos que dispones para que se muestren si cumplen un o unos criterios especificados por ti.

Autofiltros en Excel

Una de las utilidades más funcionales de Excel es la de Autofiltro, en especial si estás trabajando con grandes listas de información. El filtrado de filas en Excel hace que se muestren únicamente las filas que cumplen con determinada condición y se oculten el resto de las filas. 
Lo primero que se necesita para utilizar los filtros de Excel es tener una tabla de datos para ser filtrados, esta tabla debe tener en la primera línea el encabezado de cada columna.
Los filtros se pueden establecer de diferentes tipos, ya sea texto, números, fechas, etc., a continuación podrás ver como se configuran los filtros. Para realizar este ejemplo podrás bajar el archivo de ejemplo y seguir los pasos que a continuación se mencionan.

Cómo utilizarlo

Una vez que tienes un archivo en formato tabla, seleccionas cualquier celda de los datos que quieres filtrar (es muy importante que el formato sea tipo tabla como el ejemplo.), en la banda de opciones de “Inicio” hacer clic en la opción “Ordenar y Filtrar”, con lo cual aparecerá un submenú en el que tendrás que elegir la opción “Filtro”.
Realizado lo anterior, en la parte de los títulos de la tabla en Excel aparecerán los botones de opciones de filtro con lo que se podrán configurar las diferentes opciones de filtro.

Autofiltros avanzados

Los mismos, permiten trabajar con filtros por medio de condiciones más complejas; no muestra listas desplegables para las columnas, sino tiene que escribir los criterios.
Los criterios son aquellas condiciones que se encuentran en otras celdas de la hoja de forma que tenemos mucha más flexibilidad y especifican las características de los registros que se incluyen en el resultado.  

2) Cómo ordenar en Excel

Excel ofrece la posibilidad de ordenar datos o valores, mediante la opción “Datos”-“Ordenar”, con el inconveniente que cada vez que se modifiquen los datos, hay que seleccionar el rango a ordenar, ir a la barra de herramientas de datos y pulsar ordenar.

Si bien esta es una solución, no es la mejor, puesto que cuando se trata de valores y rangos cambiantes, resulta una tarea muy repetitiva que se puede automatizar para ahorrar tiempo.

Excel ofrece una función que permite ordenar los valores de forma automática, de suerte que sólo basta con escribir los nuevos valores, que Excel inmediatamente procede a realizar la actualización de los datos ordenados.

Para ello necesitaremos una columna auxiliar.

Por ejemplo, en la columna A tenemos los valores que se encuentran desordenados, y en la columna B, los datos ordenados de forma automática por Excel.

Ahora, en la celda de la columna B donde inicia el listado de valores, colocamos la siguiente fórmula:

=K.ESIMO.MENOR($A$5:$A$25;FILA()-4)

En la primera parte de la fórmula le estamos diciendo a Excel que revise los datos que tenga en la columna A desde la fila 5 hasta la fila 25, o hasta donde tengamos valores. En la segunda parte, le estamos diciendo que tanto la revisión como la ordenación de datos, inicia después de la fila 4, esto es la fila 5. Si los valores iniciaran en la fila 10, por ejemplo, tendremos que colocar -9.

Luego arrastramos la fórmula hasta donde tengamos valores, que en este caso es la fila 25.

Ahora, cada vez que modifiquemos los valores de la columna A, automáticamente se ordenaran en la columna B.